Étude de cas · Immobilier · client depuis trois ans
1 000 reçus fiscaux générés à partir d'un simple tableur
En bref : chaque année, environ 1 000 propriétaires reçoivent leur reçu fiscal en PDF, personnalisé à leur nom, par email depuis l'adresse de l'agence. Tout part d'un simple tableur, et chaque reçu est vérifié avant l'envoi.
La version en diapositives : télécharger (10 diapositives).
Le client
Une agence immobilière haut de gamme, qui gère des locations pour des propriétaires. Sur chaque location, une petite contribution est reversée à un fonds solidaire, et chaque propriétaire reçoit chaque année son reçu fiscal. Je travaille avec eux depuis trois ans.
Le problème
Environ 1 000 reçus par an, chacun personnalisé : le nom, l'adresse, le montant, le numéro. Préparés à la main, ils prenaient plusieurs jours, avec le risque d'une erreur sur un document fiscal.
Ce que j'ai mis en place
- Le fichier de l'agence est lu tel quel, sans retouche de leur côté.
- Les erreurs du fichier sont signalées avant tout envoi.
- Les PDF sont générés, renommés et archivés automatiquement, en une demi-seconde par document, et comparés à ceux de l'année précédente pour vérifier qu'ils sont conformes.
- Un seul email par propriétaire, depuis l'adresse de l'agence, avec la possibilité de renvoyer un reçu corrigé sans doublon.
Le résultat
| Avant | Aujourd'hui |
|---|---|
| Plusieurs jours de préparation | Un fichier, et les reçus sont prêts |
| Un risque d'erreur sur un document fiscal | Les erreurs sont repérées avant l'envoi |
| Des envois un par un | Un email par propriétaire, depuis l'adresse de l'agence |
Si vous êtes dans le même cas
Si vous préparez chaque année des documents un par un à partir d'un tableur (reçus, attestations, factures, convocations), sachez que le même système peut les produire à votre nom, les vérifier et les envoyer, que vous en ayez 50 ou 10 000. Votre fichier reste tel qu'il est.
Vous avez une tâche du même genre ?
Écrivez-moi en quelques lignes ce que vous voulez arrêter de faire à la main. Je vous réponds honnêtement : faisable ou non, en combien de temps, et pour quel prix. Ce premier échange est gratuit et ne vous engage à rien.